DiAtasAwan.com – Ijazah merupakan salah satu dokumen penting untuk membuktikan bahwa seseorang telah menyelesaikan pendidikan formalnya baik akademik, vokasi, maupun profesi. Namun tak jarang ijazah hilang, bisa terjadi akibat berbagai faktor, seperti bencana alam, kecelakaan, pencurian atau kehilangan.
Hal ini tentu bisa menjadi masalah yang harus segera diurus, mengingat pentingnya ijazah untuk berbagai urusan administratif, seperti melanjutkan studi ke jenjang selanjutnya, melamar pekerjaan atau mendaftar untuk menjadi pejabat publik.
Apakah ijazah hilang bisa dicetak atau diterbitkan ulang?
Berdasarkan aturan Permendikbudristek 6/2022 tidak disebutkan apa bisa mencetak atau menerbitkan ulang ijazah hilang, rusak, atau musnah. Tetapi terdapat alternatif untuk mendapatkan kembali ijazah asli dengan memperoleh Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) dengan mengurusnya sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku.
Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SPKI) adalah dokumen atau surat pernyataan yang sah, memuat informasi tentang pemenuhan kompetensi lulusan pendidikan akademik atau vokasi, setara dan dihargai sama dengan ijazah asli, transkrip akademik, Surat Keterangan Pendamping Ijazah, sertifikat komepetensi, atau setifikat profesi.
Aturan tentang Surat Keterangan Pengganti ijazah (SKPI) diatur dalam:
– Permendikbud 29/2014, untuk ijazah yang dikeluarkan dari jenjang sekolah dasar sampai menengah; dan
– Permendikbudristek 6/2022, untuk ijazah yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi terakreditasi.
Alazan ijazah tidak bisa dicetak ulang atau diterbitkan ulang
Berikut beberapa kendala ijazah yang hilang tidak bisa dicetak ulang atau diterbitkan ulang:
1. Pejabat kampus yang menandatangani ijazah telah berganti
Salah satu kendala adalah pejabat kampus seperti rektor atau dekan yang menandatangani ijazah kita telah beganti kemimpinan, sehingga sulit untuk menandatangani ulang. Diperlukan waktu dan biaya, serta tidak ada peraturan tetap untuk ditandatangani oleh petinggi kampus baru untuk penerbitan ijazah ulang.
2. Blanko atau kertas ijazah terbatas
Blanko atau ketas ijazah yang memuat informasi tetap dengan detail yang variatif (jenis kertas, hologram, logo huruf timbul, warna, dan motif) sangat terbatas, berganti setiap tahun, serta memerlukan biaya yang menguras kantong untuk mencetak secara individu.
3. Transisi teknologi ke digital untuk verifikasi online
Ijazah digital atau online bisa mendorong kemajuan transformasi teknologi menjadi lebih cepat pada bidang pendidikan sehingga banyak perguruan tinggi di Indonesia beralih menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan Penomoran Ijazah secara Elektronik. Dengan digital, ijazah lebih cepat untuk diverifikasi pemilik dan keasliannya.
Ijazah mutakhir dengan penomoran ijazah nasional (PIN) elektronik dan QR Code
Kementerian Riset, Teknologi, dan Perguruan Tinggi (Kemenristekdikti) sudah memberikan nomor seri ijazah dengan penomoran Ijazah nasional elektonik (PIN) yang ditampilkan dengan QR code pada setiap ijazah ataupun nomor seri biasa. Untuk mengecek keabsahan ijazah, Kemenristekdikti menyediakan layanan SIVIL atau Sistem Verifikasi Ijazah secara Elektronik yang dapat mengecek data ijazah dengan nomor seri atau qr code pada database Dikti.
Apabila ijazah hilang dan tidak memiliki salinan ijazah untuk mengetahui nomor seri atau barcode, Anda bisa menemukan nomor ijazah di situs pddikti.kemdikbud.go.id, dengan memasukkan nama lengkap dan perguruan tinggi dimana anda belajar.
Cara Mengurus Ijazah yang Hilang Berikut Syaratnya
Apabila ijazah Anda hilang, lebih baik dicari kembali dengan lebih teliti. Mengurus ijazah yang hilang atau rusak bisa menjadi rumit karena membutuhkan waktu serta persyaratan yang harus disiapkan. Berikut adalah langkah dan persyaratan yang diperlukan untuk mengurus ijazah yang rusak atau hilang. Dengan memahami langkah-langkah pengurusan ijazah yang hilang, Anda dapat mengatasi situasi ini dengan efektif dan mendapatkan ijazah pengganti yang sah.
1. Cara Mengurus Ijazah Hilang: Datang ke Polsek/Polres Setempat
Datang ke polsek domisili anda atau dimana ijazah anda hilang. Buat Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan (SKTLTK) Barang/Surat-Surat. Sampaikan kepada petugas piket untuk membuat surat kehilangan ijazah. Anda akan diminta untuk mengisi data informsi pribadi, kronolgi kehilangan, serta menandatangani surat kehilangan tersebut. Jangan lupa untuk fotokopi surat kehilangan minimal 2 lembar. Untuk tahap ini, Anda perlu membawa:
- Surat pernyataan dari pemilik/pelapor bahwa ijazah hilang bermeterai Rp10.000 (SPTJM)
- Fotokopi Ijazah atau fotokopi Ijazah yang sudah dilegalisasi
- Fotokopi KTP pelapor
2. Cara Mengurus Ijazah Hilang: Datang ke Perguruan Tinggi yang Menerbitkan Ijazah Anda
Langkah selanjutnya mengurus secara online atau datang langsung ke Perguruan Tinggi (Universitas, Institusi, Akademik, dll) yang menerbitkan ijazah Anda (lewati tahap ini apabila perguruan tinggi sudah tidak ada). Kunjungi bagian Badan Administrasi Akademik / Layanan Dokumen / Tata Usaha kampus dan jelaskan bahwa Ijazah Anda hilang atau rusak, dan minta tolong dibuatkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI). Dokumen atau surat ini akan dibuat dengan kop perguruan tinggi dan akan menjadi dokumen legal yang sah sebagai pengganti Ijazah asli Anda yang hilang atau rusak. Untuk tahap ini, Anda perlu membawa:
- Surat Permohonan ditujukan kepada Dekan/Rektor
- Fotokopi Ijazah atau fotokopi Ijazah yang sudah dilegalisasi
- Surat Tanda Kehilangan dari Kepolisian (SKTLTK)
- Meterai Rp10.000 selembar
- Pas Foto 3×4 dan 4×6 berwarna (masing-masing 2 lembar)
Pertanyaan Umum (FAQs)
1. Bagaiman bila tidak terdapat salinan/fotokopi Ijazah saat ijazah hilang?
Silahkan screenshoot dan print hasil PDDIKTI dan SIVIL (Sistem Verifikasi Ijazah elektronik) lalu pergi ke bagian akademik/layanan dokumen/tata usaha kampus dengan membawa KTP untuk membuat surat keterangan benar bawah pernah berkuliah.
2. Bagaimana jika Perguruan Tinggi yang menerbitkan Ijazah kita tidak beroperasi atau tutup?
Kasus ini biasanya terjadi pada kampus swasta. Apabila perguruan tutup atau tidak beroperasi, maka silahkan ke yayasan yang menaungi untuk mengeluarkan surat pengganti ijazah, apabila tidak ada, bisa langsung ke LLDIKTI atau Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi wilayah-masing-masing saat kampus berdiri.
3. Apakah mengurus Surat Keterangan Ijazah Pengganti saat Ijazah hilang dikenakan biaya?
Saat mengurus di Kepolisian, tidak ada peraturan mengenai biaya pembuatan Surat kehilangan, hanya membawa meterai dan surat-surat. Lalu saat di kampus terdapat kebijakan sendiri-sendiri saat mengurus datang langung ataupun online. Untuk pengurusan online terdapat biaya seperti pengiriman ijazah pengganti melalui ekspedisi/kurir, biaya pengemasan, biaya meterai, dll.
4. Apakah surat keterangan pengganti ijazah itu sah?
Surat Keterangan Pengganti Ijazah adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi sebagai pengganti Dokumen Ijazah atau Transkrip nilai asli yang rusak, hilang, atau musnah. Status Surat Keterangan Pengganti Ijazah ini sah, legal, dan setara secara hukum dengan Ijazah asli yang hilang atau rusak. Terdapat Penomoran Ijazah Nasional untuk mengidentifikasi keaslian ijazah pengganti.
5. Apakah mengurus ijazah yang hilang bisa diwakilkan?
Jika berhalangan hadir untuk mengurus surat kehilangan di kepolisian dan ijazah pengganti di perguruan tinggi bisa diwakilkan, dengan syarat orang yang mewakili kamu saat mengurus surat kehilangan tersebut membawa surat kuasa yang sudah kamu tandatangani dengan meterai dan membawa syarat-syarat yang diperlukan.
Referensi:
- Hukum Online: https://www.hukumonline.com/klinik/a/upaya-hukum-jika-perusahaan-menghilangkan-ijazah-karyawan-lt61238f99553f3
- SIVIL Sistem verifikasi ijazah elektronik: https://ijazah.kemdikbud.go.id/
- Indonesia.go.id Pendidikan: https://indonesia.go.id/kategori/pendidikan/1005/cara-mengurus-ijazah-yang-rusak-atau-hilang?lang=1